在国内上大学，开班级会议，在微信群里@所有人通知一下就行；和导师讨论毕业论文，微信上请教或是线上约聊就行；出去玩，微信一喊，分分钟叫上人。

But到英国之后，小伙伴们才会明白“Email是人与人之间交流沟通的最主要方式….”

学校活动发Email，考试信息发Email，签证信息发Eamil；发邮件是学校和老师的责任，而主动查看邮件是你自己的责任。

不及时查看的话，经常会错过重要的信息。比如，课前PPT更新，考试通知，学校活动等。

不仅如此，除了接收重要通知。如果想与导师进一步沟通或预约教授的office hour寻求学术帮助，写好一份电子邮件是非常重要的。

再碰上疫情期间，留学的小伙伴和英国导师都成了“网友”关系，无论上课还是交流都转到了线上，通过邮件交流的机会就更频繁了。

首先，详细的文字解释能够让彼此更好的领会对方的意思，而且又能够让你深思熟虑之后写出完整连贯的话语，避免了打电话时说话卡壳、几个词反复倒不过来的尴尬。比如课后因为一个不怎么理解的知识点想询问老师或者同学一波~

在英国，邮件真的很重要，一定要礼貌且完整的写邮件，给对方留下一个美好的印象，也会给自己的事情进展加分。

记得先弄清楚自己的邮件是正式的还是非正式的，写法不同。

一.Informal letter（非正式）:

1.Beginning(开头): Dear + first name

2.Friendly greeting(寒暄): I hope this letter finds you well.

3.Contractions(写缩写): I'm, didn't, couldn't, there's...

4.Questions(丢出问题): Do you remember...? Why don't you...？

5.Exclamation(感叹): ...earlier than I thought it was!

6.Linking(连接词口语化): Well, Anyway, so, and

7.Phrases(短语口语化):had a great time, couldn't have asked for, working flat out, back to normal

8.Ending(结尾): Hope to see you soon + first name

二.Formal letter(正式):

1.Beginning(开头):Dear Sir or Madam

2.No greeting necessary(不用寒暄)

3.No contractions(不准用缩写！): I am, did not...

4.Normally avoid direct questions(问问题要客气):"I would like" instead of "Can I have?"

5.No exclamation marks( 不要惊叹) (!)

6.Linking(连接词不要口语化): However, Consequently, and, also

7.Phrases and vocabulary(用词稍高级):with regard to, appliance, it was installed, the following day, failed to (meaning "didn't"), procedure, he assured me, report the issue, contacted, under warranty, I am entitled to, replacement, phone me personally

8.Ending(结尾):I await your prompt response,Yours faithfully + full nameNote:Both letters also contain 'neutral' vocabulary that can be used in any type of letter. For example, I didn't highlight words like 'hosts', 'deadline' or 'assignment' because they could be used in both formal and informal contexts.

所以，邮件要怎么写？有什么注意事项？今天就给大家来分析分析~~~

Point 1：主题

一定要写！

有些固定性质的邮件比如简历、作业等会有要求主题怎样写，一般要包括自己的身份信息。

另外的邮件要提取你所写邮件的关键信息，让收到邮件的人知道这封邮件大致关于什么，以及紧急程度是怎样的。

主题栏要紧扣主题。你可以在主题栏填写邮件内容的简要解释，千万不要包含某些要求，比如说“紧急请求——请立即回复”，否则你的邮件可能会直接进垃圾箱。

如果你之前和教授没有过邮件往来，默认的方法就是：“你的课程名称，你的课程时间，你的邮件主题”。比如：”medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm, Question about data collection for project”。

这就是一个非常清晰的邮件主题了。只看到邮件主题，教授就可以对你的邮件内容以及你的身份有了个较为清晰的认识。

Point2：邮箱昵称（自己的）

这真的是个比较尴尬的细节。

谁都有过一段青葱岁月，设置过一些比较杀马特的域名…（而且还没法改）或者是直接就显示了QQ昵称… 一定要在发重要邮件时避免暴露这种域名。

如果可以修改，把邮箱昵称改成自己的英文名字会正式些，也更容易让人知道这是谁。

每封邮件的最后，都要很有礼貌的加上Best Wishes/Kind Regards（或者其他友好语气来结尾），并且附上你的名字。署下你的全名，包括first name 和last name. 此处需要注意的是，如果你的邮箱名称也是你的姓名的话，请让两者保持一致。

Point3：CC是什么？

抄送（Carbon Copy）！

有时候，Instruction会要求把作业发送给某老师，并抄送给某老师。

一定不要搞反了哦~ 尤其是以后到了工作中，部门，层级划分分明的公司是非常注重这点的！

落款问候语：这点可能有些小伙伴们比较头疼。

但其实只要用对了语气强度，用哪个词都是可以的啦。下面是一些常见的问候语：

Yours sincerely （一般给不熟的人）
Yours cordially （一般形容发自内心/温暖的 邀请或者感谢）

Respectfully （这个不需要解释了吧..）

Best （酷酷的一个best...反正小英喜欢用

All the best，表祝一切顺利）

Regards（kind regards， 衷心的问候）

Your student （你酷酷的学生）

Point4：个人信息设置

进入职场的人最好要有的。相当于个人名片，位于每一封邮件末尾。

英国的公司员工和PhD一般都会要求有这种落款。

格式的话大概是这样子的：

全名

职位/专业

部门/院系

工作单位/学校

地址，邮编联系电话（非私人电话）

Point5：开头称谓

如果不知道邮件确切要写给谁该怎么办？

开头用这样一句话：To whom it may concerned（致相关人员）

或者写Dear officer，Dear Sir/Madam 等等都可以的。

每位老师都有着不同的职称，也就是”title”: "Assistant Professor," "Associate Professor," or "Professor," or “Lecturer”。

给导师发邮件一般都要是 Dr. xxx，最安全的开头方式是用“Dear Professor xx”。这样的话你就不用再考虑这个教授是否取得了博士学位。

或者如果确定老师有PhD学位，你也可以这样写：”Dear Dr Last-name”。

当然如果你的教授是女士，你也可以使用“Mrs." 或者”Ms.”。需要强调的是前者只适合已婚女士，如果你并不确定她的婚姻状况的话，千万不要用MS MRS之类的称呼。

总之，在写邮件时一定要多检查几遍，尽量减少错误，会让收件者对你印象加分~

而且需要注意的是，一定要把礼貌记在心上哟~ Please，Thank you一定要写~

Point6：附件要求

在邮件附件是很常用的，为了能让教授更清晰的看到，这里需要注意：

附件的名称里一定要包含你自己的姓名和课程代码。

附件的形式可以是word，PDF，但请避免文件加密等情况。

Point7：必须要告知教授已收到邮件

在教授回复之后一定要再次回复。

如果你的教授给你了相关问题的解答或者发送了你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了，并感谢教授的答疑。

例如：

“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”

这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。

当然如果你的问题没有在邮件中得到解决，那么可以继续在邮件中与教授约定面谈时间。

发布邮件之常用语句来一波！还不赶紧收藏起来！！！

＋

客气的邮件问好

周一/周二 可以用

I hope that your week is off to a great start.

Hope you had a great weekend.

＋

万能用法

Hope you're well / Hope you are doing well.

I hope this message finds you well.

＋

请别人帮忙（发文件等）

At your convenience, would you please send me.... 最后再加上 Thanks for your assistance.

＋

寻求意见

Our team would appreciate your insights / input on ....

Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

＋

道歉

My sincere apology for this unfortunate situation, and i will address to xxx immediately. Again, please accept my most sincere apology.

＋

文章打了草稿，请求上司过目

Attached is the drafted xx file. It is still a work in process but I would like to see if anything immediately stood out to you as odd or worthy of follow-up.

＋

感谢帮助

Thank you for your help.

Please contact us again if we can help in any way.

Please contact us again if there are any problems.

Please contact us again if you have any questions.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

Thank you for your letter of [date] concerning.

Thank you for sending me a [资料].

Thank you for your enquiry of [date].

＋

期待回复

I look forward to your reply.

I look forward to hearing from you.

I look forward to seeing you.

I look forward to hearing your response.

Please let me know as soon as possible what action you propose to take.

If you know the person’s name use: Yours sincerely.

If you don’t know the person’s name use: Yours faithfully.

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自动回复设置参考

Thank you for your e-mail. I will be out of the office on vacation from XXX - XXX with no access to e-mails. I apologize for any delay in response to your e-mail. And I will respond to your e-mail as quickly as I can when I return to the office on Monday, April 18th. Many Thanks.

Thank you for your e-mail. I am out of the office in meetings on XXX and XXX with limited access to e-mail. If you need immediate assistance, please contact me via my mobile phone. Thanks a lot.

教授每天会收到25至30封邮件，

所以如果你的问题很简洁明了那是最好的，

他们更期待看到一目了然地看邮件。

在决定写作结构和问题优先次序时，

记住第一个就是最重要的，

最后一个相反不是，

开门见山表达自己的想法很重要的。

最后提醒一下小伙伴们，

在国外无论是上学还是工作，

邮箱可是非常重要的东西哦~

一定要从现在开始就建立这样的意识~

为了不错过自己学校发来的相关邮件，

请一定记得及时检查邮箱哟。

在邮件发出前一定要仔细检查哦！

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